8 errores en Google Calendar que no te ayudan con tu productividad

¡Hola a todos! ¿Alguna vez te has preguntado cómo ser más productivo? A veces, utilizamos herramientas sin sacarles el máximo provecho. Una de las herramientas más útiles para aumentar nuestra productividad diaria es nuestro calendario. En este artículo, exploraremos los ocho errores más comunes que puedes estar cometiendo al utilizar tu calendario, especialmente Google Calendar.

Cuando se trata de gestionar nuestro tiempo y mantenernos organizados, Google Calendar se ha convertido en una herramienta indispensable para millones de personas en todo el mundo. Sin embargo, aunque parezca simple de usar, muchos usuarios caen en trampas comunes que pueden afectar negativamente su productividad diaria.

En este artículo, exploraremos los 8 errores más comunes que debes evitar al utilizar Google Calendar. Desde la mala planificación hasta la falta de integración con otros dispositivos, descubrirás cómo superar estos obstáculos y aprovechar al máximo esta poderosa herramienta de planificación. ¡Prepárate para transformar tu forma de trabajar y maximizar tu productividad como nunca antes! 💪

📅 1. Mal uso del Time Blocking

¿Alguna vez te has sentido abrumado por una agenda llena de tareas sin tiempo suficiente para completarlas? Esto puede ser el resultado de subestimar el poder del time blocking. Al no asignar tiempos específicos para cada tarea, corremos el riesgo de sentirnos abrumados y desorganizados.

El error número uno que veo a diario es la mala utilización del sistema de time blocking. Sí, muchas veces vemos muchos videos y pantallas hermosas, como puedes ver aquí, que se ven hermosos ver tantas cosas en su calendario, pero la realidad es que esto lo que termina haciendo es abrumarte porque te obliga o te hace sentir que tienes que hacer unas cosas y no hay otra sensación más difícil o más mala que al terminar el día y decir "No pude hacer esto" o "No pude terminar esto, esa tarea se quedó a mitad. ¿Qué pasó?" Simplemente es que estamos usando esta técnica incorrectamente.

Para que esta técnica funcione para ti, lo primero es que tienes que crear una planificación. Tienes que sentarte y estar bien claro en qué es lo que tú quieres hacer y ser bien realista con tu tiempo. Tu tiempo es valioso, pero tienes que saber cuánto tiempo realmente tienes para hacer las cosas y muchas veces nos colocamos esas tareas diciendo en diferentes horarios que vas a estar haciendo cada una de ellas y no necesariamente tienes el tiempo o no estás dejando espacio para esas cosas que pueden pasar, esos imprevistos.

Y qué ocurre ese día que amaneces enferma o que tienes alguna situación, que todo lo que planificaste no lo puedes hacer, pues vas a terminar sintiéndote como que no logras ser productiva, que no ves las cosas hacerse. Empezamos a sentirnos culpables de no poder terminar las cosas que queremos terminar y simplemente es que no hiciste una buena planificación y no fuiste justa con tu tiempo.

Para evitar esto, yo utilizo mi método de las cinco rutinas, en el cual te las muestro y hay un video aquí en YouTube donde te hablo de estas cinco rutinas que son: la rutina de la mañana, rutina de trabajo, rutina PM, y rutina de la noche. Pero estas rutinas lo que hacen es que van contigo de acuerdo a tu realidad. Cuando hablamos de un calendario, lo que vemos es cómo vamos a establecer esas cinco rutinas del día.

Enlace del Ebook recomendado en el video 

2. Perder Tiempo Creando Eventos

No pierdas tiempo buscando la aplicación de Google Calendar para crear un evento. Utiliza atajos simples como "C New" en tu navegador para crear eventos rápidamente, sin necesidad de abrir Google Calendar. Estos atajos nos ayuda realmente a avanzar en el camino y una de ellas es simplemente abres el navegador porque tú estás donde quieras, estás haciendo cualquier trabajo, no tienes que ir a buscar ahora a Google Calendar, simplemente escribes "c new" y automáticamente te va a abrir un evento. Esto, escríbelo en algún lugar que tú lo puedas ver todo el tiempo y se te haga bien fácil para recordar y ya, de esta forma, yo puedo crear ese nuevo evento y una vez que lo creo, mira, nuevo, le damos GUARDAR y ya el evento está creado, ¡listo!, de esa manera no tienes tú que pasar trabajo de ir a abrir el calendario para crearlo.

Otro atajo es que si estás desde tu correo electrónico, no pierdes el tiempo de ir a abrir la pantalla del Google Calendar para estar creando eventos para después estar enviando un link para ver si funciona, nada de eso. Simplemente, abres el correo electrónico que vas a enviar y cuando estés allí, vas a darle al signo que tiene un dibujito como de agenda, cuando lo toques te sale que quieres hacer, puedes crear un evento o, la otra opción que te permite a ti mostrar diferentes tiempos en que tú estás disponible para que así la persona pueda escoger el mejor y luego, se te abrirá el calendario y tú escoges. Entonces, el día, la hora, los diferentes bloques que tienes para hacerlo, vas marcando y una vez que lo tengas, le dices de cuánto tiempo, por ejemplo, 30 minutos y listo. Lo próximo es como le vas a llamar, okay, y ya luego, le escoges dónde te vas a reunir, si vas al Google Meting y luego le das enviar el email. Esto lo que va a hacer es que va quién reciba el correo, va a ver los espacios disponibles que tú tienes para reunirte.

3. No Personalizar la Experiencia

Aprovecha las opciones de personalización de Google Calendar según tus preferencias. Puedes visualizar tu calendario por día, semana, mes o año, o incluso seleccionar un rango de días específico para ver. Ajustar la visualización del calendario según las necesidades individuales, incluyendo la adición de zonas horarias y la integración con otros dispositivos.

Personaliza tu calendario según tus preferencias personales y profesionales. Explora las diferentes vistas disponibles, como día, semana, mes o año, y elige la que mejor se adapte a tu estilo de trabajo. Además, no olvides ajustar la zona horaria y agregar calendarios adicionales para una mayor organización.

4. Perder Tiempo Buscando Time Zones

Evita perder tiempo buscando Time Zones al agregarlos directamente a tu configuración de Google Calendar. Además, utiliza la función de World Clock para tener una vista rápida de diferentes zonas horarias importantes para ti.

Espero que este video te ayude a evitar estos errores comunes y aprovechar al máximo Google Calendar para aumentar tu productividad. 

5. No Usar las Tareas en Google Calendar

Aprovecha la integración de tareas en Google Calendar para visualizar tus pendientes junto con tus eventos. Utiliza la función "Google Task" para ver y gestionar tus tareas directamente desde tu calendario.

Por ejemplo, imaginamos que acabo de recibir un correo de un estudiante y que, debo contestar, pero no es momento de contestar, entonces yo lo que hago es que si ese correo lo tengo que contestar, ejemplo, mañana o más en la tarde, voy al área de Google Task que está en mano derecha y lo que hago es que entonces escribo allí el recordatorio, añado un nuevo task y digo "recordarme contestar el correo" y le pongo la fecha, el día, lo que quieras colocar como tal y algún detalle que quieras añadir.

De esa forma, a hacerlo simplemente se va a añadir esa tarea en tu calendario va a aparecer. Si volvemos al calendario y vemos la próxima semana, vas a ver que dice que tengo esa tarea que es la de contestar ese correo y ya yo sé que en ese día, en algún momento, tengo que sacar un tiempo de entrar a mi correo y contestarlo. Igualmente, así apunto una tarea que repito mucho como es el caso de que debo subir un video de YouTube los martes y jueves, y que los viernes trabajo lo que es la planificación de la semana.

6. Confiar en tu Cerebro

No confíes en tu memoria para recordar todas tus tareas y eventos. Utiliza herramientas de gestión de tareas como Notion, ClickUp o Asana para organizar tus pendientes y asignarles fechas específicas en tu calendario.

Es muy común confiar en tu cerebro, dejar las cosas en tu cerebro no da la certeza de que las puedas cumplir. Así que para evitar esto, yo te recomiendo también en que cuando vayas a utilizar tu calendario, aumque no tienes que escribir todo en el calendario, tambien puedes apoyarte en utilizar otros herramientas sistema, por ejemplo, Notion, Trello, Clickup, entre otras.

Lo importante, es que sea un lugar donde tú vas a dejar todas esas tareas que tienes que hacer y luego le vas a colocar fecha y momento en que las quieras hacer. Ahora, si hay alguna tarea como en el caso de que es algo tan repetitivo que no tienes que, ver muchos detalles en ella como en el caso mío de que lo que yo quiero que me recuerde es que debo subir el video, pues simplemente le añado directamente al calendario. Y de esa forma, no tengo que dejarlo en mi cerebro, sino en mis herramientas.

7. No Integrar Google Calendar en tus Dispositivos

Integra tu Google Calendar con tus dispositivos principales para acceder fácilmente a tus eventos desde cualquier lugar. Asegúrate de sincronizar tu calendario con tus dispositivos móviles y otros sistemas de gestión. 

8. No Crear Calendarios Específicos

Crea calendarios separados dentro de Google Calendar para actividades específicas o compartidas con otros. Esto te permitirá mantener tus eventos organizados y compartirlos selectivamente con otras personas.

¿Conocías todos estos consejos? ¡Déjame tus comentarios y comparte tus experiencias con Google Calendar! No olvides suscribirte para más consejos de productividad y darle like si este contenido te ha sido útil.

En resumen, Google Calendar es una herramienta poderosa que puede ayudarte a gestionar tu tiempo y mantener tu vida organizada. Evitar estos 8 errores comunes te permitirá aprovechar al máximo esta herramienta y aumentar tu productividad como nunca antes. ¡No esperes más para optimizar tu agenda y alcanzar tus objetivos! 💼🚀

Espero que este artículo te haya sido útil y te inspire a utilizar Google Calendar de manera más efectiva en tu vida diaria. ¡Recuerda, la clave para el éxito está en la planificación y la organización! 

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Lisandra Ramos