🔁 Cómo Crear Tareas Recurrentes en Notion: ¡Tutorial Completo!

¿Te ha pasado que olvidas tareas recurrentes como pagar facturas, publicar contenido o hacer seguimiento a clientes? 😰

Notion tiene la solución perfecta para gestionar tareas repetitivas sin necesidad de usar herramientas externas. En este tutorial completo, te enseñaré paso a paso cómo automatizar tus tareas en Notion y asegurarte de que nada se te pase por alto. ¡Vamos allá! 🚀

📝¿Por qué usar Notion para tareas recurrentes? 

Si eres emprendedora, creadora de contenido o simplemente quieres organizar mejor tu día a día, necesitas una solución que te permita:

✅ Crear tareas recurrentes sin depender de otras apps.

✅ Mantener un registro organizado de cada acción completada.

✅ Automatizar el proceso para ahorrar tiempo y esfuerzo.

✅ Personalizar tu flujo de trabajo según tus necesidades.

Ahora que ya conoces las ventajas,💡 pasemos a la práctica.

Paso a Paso: Cómo Crear Tareas Repetitivas en Notion

1. Crea una base de datos para tus tareas

Lo primero que haremos es crear una base de datos en Notion que nos ayude a gestionar nuestras tareas recurrentes. Sigue estos pasos:

1. Abre Notion y crea una nueva base de datos.

2. Agrega las siguientes propiedades clave:

   • 📌 Nombre de la tarea: Para identificar cada actividad.

   • 📅 Fecha: Para saber cuándo debe completarse.

   • ✅ Estado: Para marcar si la tarea está pendiente o completada.

   • 🔁 Recurrencia: Para definir la frecuencia de repetición (diaria, semanal, mensual, etc.).

   • ⏳ Próxima fecha: Se calculará automáticamente.

2. Agrega una fórmula para automatizar la repetición

Para que las tareas se reactiven solas tras completarlas, utilizaremos la función dateAdd(). 

• Aquí tienes una fórmula en Notion para manejar tareas recurrentes sumando un intervalo y una unidad de tiempo a la fecha actual de la tarea. La fórmula utiliza propiedades como trigger_page (que podrías definir como un checkbox o estado) y la función dateAdd.

  Suposición de Propiedades:

  1. Fecha Actual (Fecha): La fecha en la que la tarea está asignada.
  2. Intervalo (Intervalo): Número que representa el intervalo de recurrencia (por ejemplo, 7 para una semana).
  3. Unidad (Unidad): La unidad de tiempo como texto ("days", "weeks", "months", "years").
  4. Trigger (Trigger_Page): Propiedad booleana o checkbox que activa el cálculo.

Cómo Funciona:

1. Trigger Active (Trigger_Page = true):
   • Se activa la fórmula.
   • La función dateAdd suma el Intervalo a la Fecha utilizando la Unidad especificada.
2. Trigger Inactivo (Trigger_Page = false):
   • Devuelve la misma fecha actual de la tarea (Fecha).

 📌 Explicación:

• Si el estado de la tarea es “Completada”, la fecha se actualizará según la recurrencia establecida.

• Si la tarea aún no se ha completado, la fecha se mantiene igual.

Con esta fórmula, Notion actualizará automáticamente la fecha de tu tarea una vez la completes.  

🧑‍💻 Fórmula en Notion:

if(prop("Estado") == "Completada",
   dateAdd(prop("Fecha"), prop("Recurrencia"), "days"),
   prop("Fecha")
)

3. Configura vistas personalizadas

Ahora que ya tenemos una base de datos funcional, es importante organizarla para facilitar su uso. Puedes crear diferentes vistas en Notion:

• 📆 Vista de calendario: Para ver cómo se distribuyen tus tareas en el tiempo.

• 📋 Vista de lista: Para un enfoque más simple y ordenado.

• 🔄 Vista de tablero: Estilo Kanban, ideal para mover tareas según su estado.

Configurar estas vistas te ayudará a visualizar tus tareas de manera clara y organizada. 💡

4. Usa botones para generar nuevas tareas recurrentes

Notion tiene una función de “botones” que permite automatizar la creación de nuevas tareas con un solo clic.

1. Crea un nuevo botón en Notion.

2. Configúralo para duplicar una tarea existente cada vez que lo pulses.

3. Asigna una nueva fecha de inicio automática a la tarea duplicada.

Esto te permitirá mantener un flujo de trabajo eficiente sin tener que duplicar tareas manualmente. 🚀

Consejos Extra para Gestionar Tareas Recurrentes

Para que tu sistema en Notion sea aún más efectivo, te dejo algunos trucos adicionales:

💡 Usa recordatorios: Activa notificaciones en Notion para no olvidar tareas importantes.

💡 Sincroniza con tu agenda: Si usas Google Calendar, puedes integrar Notion para ver tus tareas y eventos en un solo lugar.

💡 Crea plantillas de tareas: Guarda estructuras predefinidas para tareas recurrentes como "Publicar en redes sociales", "Enviar reportes" o "Planificar la semana".

💡 Evalúa tu sistema cada mes: Ajusta la recurrencia de tus tareas según tu carga de trabajo y necesidades.

Con estas estrategias, tu productividad mejorará de forma significativa. 

 

Conclusión: Domina la Repetición de Tareas en Notion

Ahora ya sabes cómo crear un sistema de tareas recurrentes en Notion de manera eficiente y sin herramientas externas. Al automatizar tu flujo de trabajo, ganarás más tiempo y energía para enfocarte en lo que realmente importa. ✨

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Con amor,
Lisandra Ramos 💜